Note de frais kilometrique

Comment faire sa note de frais kilometrique ?

Faire sa note de frais kilometrique c’est souvent un casse-tête, une contrainte qui prend du temps et qui reste sans intérêt à faire. Sauf que, si on désire être remboursé de ses frais kilométriques, la comptabilité va demander le justificatif détaillé de tous les kilomètres parcourus. Donc il faut trouver une solution pour faire cette note de frais vite et bien.

Le bon vieux fichier excel nous rend de fiers services dans ces cas là, il est facile en effet de saisir les données dans les cases, jour par jour, de créer son propre modèle de note de frais kilométrique, et excel se charge de faire tous les calculs à notre place, le tour est joué ! Des modèles de note de frais kilométrique il en existe beaucoup. En voici un des plus simples qui répond bien à la demande.

note de frais kilometrique

Une fois le fichier complété, on peut l’envoyer pour se faire rembourser.

Le savez-vous ?

Les notes de frais kilométriques doivent être conservées pendant 3 ans au cas ou l’administration fiscale viendrait à faire une descente dans les comptes de l’entreprise. Donc garder ses notes de frais kilométriques sous excel est une excellente idée vue que les fichiers ne sont pas volumineux on peut les conserver sur les disques durs sans problème. Dans le cas d’un contrôle fiscal il sera également demandé de fournir les agendas afin de bien vérifier que les déplacements sont réels et professionnels. Il est très facile en effet « d’enrichir » artificiellement son fichier excel de déplacements non effectués. Et au cas ou cela ne suffirait pas, on vous demandera également les factures d’entretien du véhicule afin de contrôler le kilométrage.

Comment saisir toutes les données ?

La véritable problématique des notes de frais kilométriques n’est pas d’avoir le bon modèle mais d’avoir les données qui vont bien. Lorsqu’il y a peu de déplacements ce n’est pas une contrainte, en revanche lorsqu’il y a beaucoup de déplacements sur une période d’un mois alors les données à saisir deviennent trop importantes pour le faire manuellement. Il existe bien le copier coller mais là aussi il y a des limites à l’exercice. Et ce n’est pas seulement le fait de renseigner la ville ou l’adresse exacte, la note de frais kilométrique doit indiquer le nombre de kilomètres parcourus car c’est sur cette base que le remboursement sera effectué.

C’est donc autant de données à saisir dans ce fichier qu’il faut renseigner, et donc du temps à passer pour les collecter et les saisir dans le fichier excel.

Et si les notes de frais kilométriques étaient automatisées ?

En fait l’déal de l’idéal serait de ne rien avoir à faire, plus de temps à passer pour sa note de frais kilométrique, elle arrive toute chaude toute faite avec toute les données dedans, il restera quand même à l’envoyer à la comptabilité pour se faire rembourser.

BINGO, le rêve existe et il s’appelle Feez.

Feez est une application note de frais kilométrique tout justement, permettant d’aléger cette contrainte de justificatif de ses déplacements. Il suffit de garder l’application ouverte sur votre mobile et elle enregistre automatiquement tous vos déplacements avec les adresses exactes et le nombre de kilomètres parcourus pour chaque déplacement. Feez est une application intelligente dans la mesure ou elle détecte elle-même les départs et les arrêts et le nombre de kilomètres parcourus, elle fait d’ailleurs le calcul de tous les kilomètres. Il n’y a donc plus rien à faire du coté des données car elles s’enregistrent automatiquement.

Ma note de frais kilométrique par email

Toutes les données kilométriques sont donc enregistrées par l’application. Il ne reste plus qu’à programmer l’envoi de la note de frais kilométrique dans votre boite email chaque semaine oou chaque mois et c’est fini. Les notes de frais kilométriques ne sont plus une contrainte elles deviennent même plutôt amusantes et il n’y a plus de trajet oublié la comptabilité est parfaite !